INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ KK PROMOTION s.r.o.
Vážení zaměstnanci, obchodní partneři a klienti, dokument, který právě
čtete, obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše
osobní údaje. Toto informační memorandum je připraveno v souladu s
Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016
o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o
volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR). V tomto
memorandu se Vám snažíme informace podat co nejpřehledněji, proto jsme
zvolili formu otázek a odpovědí, které bychom Vám na ně poskytli. Dozvíte
se následující informace: 1. Kdo je správcem osobních údajů? 2. K jakému
účelu osobní údaje potřebujeme? 3. Jaké jsou naše oprávněné zájmy? 4. Jak
byly osobní údaje získány? 5. Jaké kategorie osobních údajů jsou
zpracovávány? 6. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů? 7.
Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu? 8. Budeme osobní údaje
předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace? 9. Jak dlouho budeme
osobní údaje ukládat? 10. Jaká jsou vaše práva související se
zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit? 11. Jsou osobní
údaje automaticky vyhodnocovány? Toto informační memorandum předkládá
základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni
poskytnout. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich
osobních údajů, nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese
info@crossfitnp.cz 1. Kdo je správcem osobních údajů? Správce je osoba,
která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým
způsobem budou osobní údaje zpracovány. Správcem osobních údajů je
společnost KK PROMOTION, s.r.o., se sídlem Heršpická 800/6, Štýřice, 639
00 Brno, IČ: 29354048, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským
soudem v Brně, oddíl C, vložka 74532. Správce lze kontaktovat na e-mailové
adrese info@crossfitnp.cz 2. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Správce zpracovává osobní údaje k: a) zajištění uzavření a následného
plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b)
GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak
musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c)
GDPR); b) ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR),
kterými jsou zejména: - ochrana majetku správce, života a zdraví osob
prostřednictvím kamerového systému, - výběr vhodných uchazečů o
zaměstnání, - výběr vhodných obchodních partnerů. c) účelům spojenými s
komunikací s Vámi – zasílání informačních, obchodních a jiných sdělení (čl
6 odst. 1 písm. a) GDPR) 3. Jaké jsou naše oprávněné zájmy? Osobní údaje
zpracovává správce rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné
zájmy správce jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků
správce, řádné plnění veškerých zákonných povinností správce, ochrana
správcova podnikání a majetku. V zájmu zajištění co největší ochrany
Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly
zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní
údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním
osobních údajů se dočtete v článku 11 tohoto informačního memoranda. 4.
Jak byly osobní údaje získány? Osobní údaje správce získal přímo od Vás, a
to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených
smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných
zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, profesních
registrů a podobně. Nahlášením registračních údajů do systému dáváte
souhlas ke zpracování vašich osobních údajů a zasílání informačních,
obchodních a jiných sdělení. 5. Jaké kategorie osobních údajů jsou
zpracovávány? K zajištění plnění smluvních a zákonných povinností a k
dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie
osobních údajů: a) základní identifikační údaje – např. jméno, příjmení,
datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa bydliště, rodné číslo,
číslo občanského průkazu, místo narození; b) kontaktní údaje – např.
telefonní číslo a e-mailová adresa; c) transakční údaje – např. způsob
zasílání mzdy, číslo bankovního účtu, d) pracovněprávní a mzdové údaje –
např. životopis, pracovní pozice, počet dětí, osobní dotazník, zdravotní
dotazník, hrubý příjem, čistý příjem, rodinný stav, exekuce, přiznání
invalidního důchodu; e) fakturační údaje – např. identifikační číslo,
daňové identifikační číslo, adresa sídla či provozovny; f) kamerový záznam
ze stálého kamerového systému. 6. Jaký je právní základ pro zpracování
osobních údajů? Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle
kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro
splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce
nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
Právní povinnosti správce vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o
účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje,
ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své
oprávněné zájmy, ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, nebo
z právních předpisů upravujících pracovněprávní oblast, oblast sociálního
zabezpečení a oblast zdravotního pojištění, podle kterých správce
zpracovává osobní údaje ve mzdové oblasti. 7. Budeme osobní údaje předávat
někomu dalšímu? Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout
orgánům státní správy, například správci daně, soudům, institucím činným v
oblasti sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, exekutorům či
orgánům činným v trestním řízení. Osobní údaje dále mohou být předány
subjektům, se kterými za tímto účelem uzavřeme příslušný právní vztah.
Těmito subjekty jsou např. externí účetní a daňoví poradci, poskytovatelé
specializovaného software, subjekty zajišťující služby platebního styku a
podobně. 8. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní
organizace? Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii
nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.
9. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat? Osobní údaje ze smluvních
vztahů budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy.
Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti
budou uchovávány déle, zpravidla 10 let počínaje rokem následujícím od
vzniku uchovávané skutečnosti. Osobní údaje ze mzdové oblasti budou
uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, což může být
až 30 let v případě mzdových listů. Osobní údaje, které jsou důležité pro
uplatnění oprávněných zájmů správce, budou ukládány pouze po nezbytně
nutnou dobu, ve které lze uplatnění oprávněných zájmů správce rozumně
očekávat. Osobní údaje poskytnuté Vámi na základě uděleného souhlasu budou
ukládány po dobu, po kterou bude Váš souhlas se zpracováním údajů platit.
Osobní údaje nebudou uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po
uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny
tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití. 10. Jaká jsou vaše práva
související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a
především bezpečně. Všem subjektům jsou garantována práva popsána v tomto
článku, která můžete u správce uplatnit. Jak můžete svá práva uplatnit?
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu
info@crossfitnp.cz . Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné
žádosti zaslané na naši adresu Heršpická 800/6, Štýřice, 639 00 Brno.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce
bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená,
zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat
přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s
poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění
žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce
vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za
administrativní náklady. Vyjádření a případně informace o přijatých
opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho
měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na
složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně
uvedení důvodů Vás bude správce informovat. Právo na informace o
zpracování Vašich osobních údajů Jste oprávněn/a od správce požadovat
informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní
údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o
totožnosti a kontaktních údajích správce, o účelech zpracování, o
kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích
příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o
možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji
zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a
profilování. Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro
jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným
dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné
informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou
obsaženy již v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně
požádali znovu. Právo na přístup k osobním údajům Jste oprávněn/a od
správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či
nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování,
kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích
příjemců, době uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech
(práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést
námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu
osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda
dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající
se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového
zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů
do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií
zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být
nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Právo na opravu Pokud
došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo
jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od
správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo
na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného
prohlášení. Právo na výmaz (právo být zapomenut) V určitých stanovených
případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje vymazal.
Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše
zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby
nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv
obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše
právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše
osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na omezení zpracování Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v
nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např.
překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete
podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro
nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše
žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete
detailně informováni. Právo na přenositelnost údajů Pokud si přejete, aby
správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti,
předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému
subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné
překážky. Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování
osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života
nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou
správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo
jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro
statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu),
můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění
vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti
automatizovanému rozhodování a profilování. Právo podat stížnost u Úřadu
pro ochranu osobních údajů Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či
stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na
Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha
7, webové stránky https://www.uoou.cz/ . Právo odvolat souhlas Pokud jsou
osobní údaje zpracovávány na základě uděleného souhlasu, udělený souhlas
se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to zaslání
e-mailu na e-mailovou adresu info@newpark.cz případně poštou na naši
adresu Heršpická 800/6, Štýřice, 639 00 Brno. 11. Jsou osobní údaje
automaticky vyhodnocovány? Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány a
nejsou využívány k profilaci ani automatickému rozhodování.